ラクに記帳するには
ご自身で記帳をされる場合、少しでも楽にできるコツを今までの経験からお伝えしていきたいと思います。
１ 何といっても、こまめに記帳を
一年に一度、確定申告前に一気に入力する。 できれば避けたいところです。
大量の山のような領収書をみると、入力が仕事だとしても嫌になります。私がそうでした。
焦る気持ちからミスも起こりがちになり、 領収書の内容を忘れての思い出しながらの記帳は、時間もかかり、正確性に欠けてきます。
毎日とは言いません。せめて月に１度か２度、記帳のための時間をとってみませんか？
領収書の内容の記憶がはっきりしているうちに記帳すると案外短い時間で終わるものですよ。
２ 入力前に領収書の整理を
では、大量にたまってしまった領収書はどうするか？
大量にたまってしまった領収書を手当たり次第に入力していくと、一貫性がないためどうしても時間がかかってしまいます。
記帳する前に時間をとって、まずは領収書の整理をすることです。
経費であれば支払先ごと、売上や仕入であれば得意先ごとや月ごとなどにです。
その整理が、記帳の時間を大幅に短縮しますよ。
３ 入力項目はできるだけ少なく表示
会計ソフトによっては、仕訳入力時にいろいろな項目が表示されることがありますが、ほとんど入力することのない項目をエンターキーで飛ばしていくのも面倒なものです。
入力項目としては、日付、貸方勘定科目・借方勘定科目、金額、適用項目、消費税の課税事業者であれば消費税課税区分を表示させておけばとりあえずは十分です。
その他の項目は、必要と感じた時に表示させればいいと思います。
表示項目は少ない方が、スッキリして見やすかったりもします。
４ 入力は簡単にしましょう
ほとんどのソフトが仕訳の形で入力する以外に、現金出納帳や経費帳から入力することできます
領収書を経費ごとに整理し、経費帳の形で記帳していけば、勘定科目の入力の項目の手間が一つ省けます。
同じように現金で支払った領収書を現金出納帳から入力する、銀行の通帳も預金出納長から入力していけば、入力の手間が一つ省けます。
５ よく出てくる適用内容、複雑な仕訳は登録を
摘要欄で入力する相手先の名前や品目などで頻繁に出てくるものを、毎回入力するのは面倒なものです。
この適用名、よくでてくるなあと思ったらその時に登録し、それ以降は登録したものを呼び出して入力することです。
一旦、記帳を中断することが面倒だと思わないで、その時に登録です。
適用を呼び出して入力すると、記帳のスピードは確実にアップします。
それと源泉などの控除が絡んだ給与の支払いや相殺が発生する売上、仕入れの決済などのような複雑な仕訳は仕訳自体を登録して下さい。
売上や仕入れの決済、給与の支払いは毎月必ず出てくるものです。
そんな定型的な記帳は、仕訳を呼び出して金額だけを入れ直せば、ラクに仕訳が完成します。
入力の都度、どんな仕訳だったかなと考えると時間もかかり大変で面倒です。
仕訳を形で登録しておくことによって、後の記帳は確実にラクになります。
6 補助コードの利用で個別の残高の把握を
入力後の数字の正確性確保のために補助コードの積極的な利用をお勧めします。
銀行口座ごと、売上先ごと、仕入先ごとなど、預り金の内容ごとなどに補助コードを取っていくと個々の残高確認に非常に便利です。
そうすることで入力の間違いを見つけ出す際にも、簡単に見つけ出すことができるようになります。
正確な入力を確保するためにも絶対にお勧めです。
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